ISO 9001 Kalite Yönetim Standardı, bir organizasyonun kalite yönetim sistemini kurarken belgelendirilmiş bilgiye büyük önem verir. Bu standart, kalite yönetim sisteminin verimliliğini ve etkinliğini sağlayabilmek için doğru bilgilere erişim, dokümanların sürekli güncel tutulması ve yönetilmesi gerektiğini vurgular. Doküman yönetimi, ISO 9001’in en temel yapı taşlarından biridir çünkü her türlü süreç, prosedür, talimat ve kayıtların doğru şekilde belgelendirilmesi ve saklanması kalite standartlarının sürdürülmesi açısından kritik öneme sahiptir.
ISO 9001:2015 versiyonunda belgelendirilmiş bilgi, "kontrol edilen bir dokümantasyon sistemi" olarak tanımlanır. Bu sistem, organizasyonun süreçlerini, politikasını, hedeflerini ve yasal gereklilikleri nasıl yerine getirdiğini gösteren bilgileri içerir. Doküman yönetimi, doğru versiyonun kullanıldığından emin olmak, dokümanların dağıtımını kontrol altında tutmak ve gerektiğinde erişilebilir olmasını sağlamak için kapsamlı bir süreç gerektirir. Aynı zamanda dokümanların güvenli şekilde arşivlenmesi ve gerektiğinde imha edilmesi de bu sürecin önemli bir parçasıdır.
ISO 9001 Çerçevesinde Doküman Yönetiminin Zorlukları
Doküman yönetimi, birçok organizasyon için karmaşık bir görev olabilir. Aşağıda bu sürecin karşılaşabileceği bazı zorluklar sıralanmıştır:
QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımı ile Doküman Yönetimi Çözümü
QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımı, doküman yönetiminde karşılaşılan tüm bu zorluklara kapsamlı bir çözüm sunar. Yazılım, ISO 9001 Kalite Yönetim Standardı'na tam uyum sağlayan bir yapıya sahiptir ve organizasyonların dokümanlarını etkili ve düzenli bir şekilde yönetmelerini sağlar.
1. Merkezi Doküman Depolama
QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımı, tüm dokümanların merkezi bir platformda depolanmasını sağlar. Bu platform sayesinde, belgeler herhangi bir yerden erişilebilir ve gerektiğinde güncellenebilir. Bu, özellikle büyük organizasyonlar için, farklı lokasyonlarda bulunan ekiplerin aynı dokümana erişim sağlayabilmesini kolaylaştırır.
2. Versiyon Kontrolü
QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımı, dokümanların versiyon kontrolünü titizlikle yönetir. Hangi dokümanın hangi tarihte ve kim tarafından güncellendiği kolayca izlenebilir. Ayrıca, eski versiyonlar güvenli bir şekilde arşivlenirken, sadece en güncel dokümanların erişime açık olmasını sağlar. Böylece, yanlış veya eski dokümanların kullanılması önlenir.
3. Erişim Kontrolü ve Güvenlik
QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımı, dokümanlara kimlerin erişebileceğini kontrol etme imkânı sunar. Belirli belgeler, yalnızca yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından görüntülenebilir ve düzenlenebilir. Ayrıca, sistem, dokümanlara erişim ve yapılan değişikliklerle ilgili tam bir izlenebilirlik sağlar. Bu da ISO 9001’in gerektirdiği güvenlik ve izlenebilirlik gereksinimlerini karşılar.
4. Kolay Arama ve Erişim
QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımı, gelişmiş bir arama motoruna sahiptir. Bu sayede kullanıcılar, ihtiyaç duydukları belgeyi hızla bulabilirler. Dokümanların kategoriye, etikete, tarih aralığına veya belirli bir içeriğe göre filtrelenebilmesi, arama sürecini büyük ölçüde kolaylaştırır. Bu da zaman tasarrufu sağlar ve süreçlerin daha verimli işlemesine katkı sağlar.
5. Otomatik Bildirimler ve Hatırlatmalar
Dokümanların revizyon zamanlarını kaçırmamak için QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımı, kullanıcılarına otomatik hatırlatmalar gönderir. Böylece, revize edilmesi gereken bir belge olduğunda ilgili kişi zamanında bilgilendirilir ve belgelerin güncelliği korunur.
6. Uyumluluk ve Raporlama
ISO 9001 ve diğer kalite yönetim standartlarına uyum sağlamak isteyen firmalar için, QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımı, denetim süreçlerinde kullanılabilecek raporları otomatik olarak oluşturur. Bu sayede, hangi dokümanların ne zaman güncellendiği, kimlerin eriştiği ve kimler tarafından onaylandığı gibi bilgiler hızlıca raporlanabilir.
Doküman yönetimi, ISO 9001 Kalite Yönetim Standardında organizasyonun başarısını doğrudan etkileyen kritik bir süreçtir. QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımı, bu süreci etkili bir şekilde yönetmenize, dokümanlarınızı güvenli bir şekilde depolamanıza, erişim kontrollerini sağlamanıza ve süreçlerinizi standartlara uygun bir şekilde yürütmenize olanak tanır. QoreSoft Kalite Yönetim Yazılımının sunduğu doküman yönetimi modülü ile, belgeleriniz her zaman güncel, güvenli ve izlenebilir olacak, organizasyonunuzda kaliteyi yönetmek daha da kolaylaşacaktır.